Privacy Policy

Last updated: May 5, 2026

1. Controller

The data controller within the meaning of Article 4(7) GDPR is:

Daniel Weppeler
GPXray
c/o POSTFLEX PFX-462-909
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
Germany
Email: info@gpxray.run

Please do not send parcels or packages to this address.

2. Scope of This Privacy Policy

This Privacy Policy applies to the web application GPXray, available at https://gpxray.run.

GPXray is designed to analyse GPX files for trail and ultra-running race strategy planning while minimising the processing of personal data.

3. Data Processing Overview (Core Functionality)

✅ Local GPX File Processing

When you upload a GPX file, it is parsed entirely within your browser.

  • The GPX file itself is never uploaded
  • It is not stored on any server
  • No user profile or identifier is created

ℹ️ Derived Course Data Sent to Our API

To calculate pacing strategies, surface analysis and weather data, GPXray sends derived, non-personal course data to our backend API.

This may include:

  • Distance and elevation profile
  • Course coordinates
  • Aid-station markers
  • Selected difficulty / runner level

This data:

  • Does not include your GPX file
  • Is not linked to you personally
  • Is processed in memory only
  • Is not stored in a database
  • Is not logged for long-term analysis
Show technical details

The exact fields sent per request:

  • Track segments (distance + elevation deltas), total distance and elevation gain
  • Aid-station kilometer marks and rest minutes
  • Selected runner level, target time / ITRA score, terrain ratios
  • Race start coordinates and date (for the weather forecast via Open-Meteo)
  • A bounding box of your route (for surface lookups via the public OpenStreetMap Overpass API)

Standard Azure platform request logs apply (IP address, timestamp, status code) for up to 90 days for operational and security purposes.

Infrastructure

  • Hosting: Microsoft Azure
  • Region: Germany West Central

Legal Basis

Article 6(1)(f) GDPR — legitimate interest in providing the requested service.

4. Analytics & Cookies

Google Analytics (Optional)

If you give consent via our cookie banner, we use Google Analytics to better understand feature usage and improve GPXray.

No analytics cookies are set before consent.

Legal Basis

Article 6(1)(a) GDPR — consent.

You may withdraw your consent at any time via the cookie settings.

5. Feedback & Prize Draw (Optional)

GPXray may offer a feedback form. Participation is voluntary and independent from GPX processing.

Data Collected

  • Feedback text
  • Email address (optional)

Providing an email address is required only if you:

  • Participate in a prize draw (e.g. race entry)
  • Request a one-time follow-up

Email addresses are used exclusively for:

  • Conducting the prize draw
  • A single feedback-related follow-up

Email addresses from feedback forms are not used for marketing or newsletters.

Legal Basis

Article 6(1)(a) GDPR — consent.

6. Newsletter Subscription

If you subscribe to the GPXray newsletter, we process your email address to send you updates about:

  • New GPXray features
  • Race strategy improvements
  • Pacing guides

Data Collected

  • Email address
  • Signup source
  • Signup date

Service Provider

We use Brevo (formerly Sendinblue), an EU-based and GDPR-compliant email service provider.

Privacy Policy: https://www.brevo.com/legal/privacypolicy/

Legal Basis

Article 6(1)(a) GDPR — consent.

Unsubscribe

You can unsubscribe at any time via the unsubscribe link or by emailing info@gpxray.run.

7. Race Early Access Requests

Some race pages are temporarily restricted and require an access code.

You may submit your email address to:

  • Receive the access code once available
  • Receive limited, race-specific follow-up information

These addresses:

  • Are stored separately per race
  • Are not added to the general newsletter
  • Are not used for unrelated marketing

Service Provider

Brevo (EU servers).

Data Collected

  • Email address
  • Race page (signup source)
  • Signup date

Legal Basis

Article 6(1)(a) GDPR — explicit consent.

8. Data Retention

  • Feedback & prize-draw emails: deleted after completion
  • Early-access emails: deleted after the race + short follow-up period
  • Newsletter data: retained until unsubscription

No GPX files are ever stored.

9. Your Rights Under GDPR

You have the right to:

  • Access your data (Art. 15)
  • Rectification (Art. 16)
  • Erasure (Art. 17)
  • Restriction of processing (Art. 18)
  • Data portability (Art. 20)
  • Withdraw consent at any time (Art. 7(3))
  • Lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77)

To exercise your rights, contact:
📧 info@gpxray.run

10. Automated Decision-Making

GPXray does not perform automated decision-making or profiling within the meaning of Article 22 GDPR.

11. Changes to This Privacy Policy

We may update this policy to reflect legal or technical changes. The current version is always available at:

https://gpxray.run/privacy

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Abs. 7 DSGVO ist:

Daniel Weppeler
GPXray
c/o POSTFLEX PFX-462-909
Emsdettener Straße 10
48268 Greven
E-Mail: info@gpxray.run

Bitte keine Pakete oder Päckchen an diese Anschrift senden.

2. Geltungsbereich dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Webanwendung GPXray, erreichbar unter https://gpxray.run.

GPXray ist darauf ausgelegt, GPX-Dateien für die Renn­strategie­planung im Trail- und Ultra­running zu analysieren und dabei die Verarbeitung personen­bezogener Daten so gering wie möglich zu halten.

3. Datenverarbeitung im Überblick (Kernfunktion)

✅ Lokale Verarbeitung der GPX-Datei

Wenn du eine GPX-Datei hochlädst, wird sie vollständig in deinem Browser verarbeitet.

  • Die GPX-Datei selbst wird nie hochgeladen
  • Sie wird auf keinem Server gespeichert
  • Es wird kein Nutzerprofil und keine Nutzerkennung erstellt

ℹ️ Abgeleitete Streckendaten an unsere API

Zur Berechnung von Pacing-Strategien, Oberflächen­analyse und Wetterdaten sendet GPXray abgeleitete, nicht personenbezogene Streckendaten an unsere Backend-API.

Dies kann umfassen:

  • Distanz und Höhenprofil
  • Streckenkoordinaten
  • Verpflegungsstationen
  • Gewählte Schwierigkeit / Laufniveau

Diese Daten:

  • Enthalten nicht deine GPX-Datei
  • Sind nicht mit deiner Person verknüpft
  • Werden nur im Arbeitsspeicher verarbeitet
  • Werden nicht in einer Datenbank gespeichert
  • Werden nicht für Langzeitanalysen protokolliert
Technische Details anzeigen

Die genau übermittelten Felder pro Anfrage:

  • Segmentdaten (Distanz + Höhenunterschiede), Gesamtdistanz und Gesamthöhenmeter
  • Verpflegungsstation-Kilometer und Stoppzeiten
  • Gewähltes Laufniveau, Zielzeit / ITRA-Score, Terrainverhältnisse
  • Startkoordinaten und -datum des Rennens (für die Wettervorhersage über Open-Meteo)
  • Eine Bounding-Box deiner Route (für die Oberflächen-Abfrage über die öffentliche OpenStreetMap-Overpass-API)

Es greifen die üblichen Azure-Plattform-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, Statuscode) bis zu 90 Tage für Betriebs- und Sicherheitszwecke.

Infrastruktur

  • Hosting: Microsoft Azure
  • Region: Germany West Central

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Bereitstellung des angefragten Dienstes.

4. Analyse & Cookies

Google Analytics (optional)

Wenn du über unser Cookie-Banner einwilligst, nutzen wir Google Analytics, um die Nutzung der Funktionen besser zu verstehen und GPXray zu verbessern.

Vor deiner Einwilligung werden keine Analyse-Cookies gesetzt.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen widerrufen.

5. Feedback & Verlosung (optional)

GPXray bietet ggf. ein Feedback-Formular an. Die Teilnahme ist freiwillig und unabhängig von der GPX-Verarbeitung.

Erhobene Daten

  • Feedback-Text
  • E-Mail-Adresse (optional)

Eine E-Mail-Adresse wird nur dann benötigt, wenn du:

  • An einer Verlosung teilnimmst (z. B. Startplatzverlosung)
  • Eine einmalige Rückmeldung wünschst

E-Mail-Adressen werden ausschließlich verwendet für:

  • Die Durchführung der Verlosung
  • Eine einmalige feedback­bezogene Rückfrage

E-Mail-Adressen aus Feedback-Formularen werden nicht zu Marketing- oder Newsletter-Zwecken verwendet.

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung.

6. Newsletter-Anmeldung

Wenn du dich für den GPXray-Newsletter anmeldest, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, um dir Updates zu senden über:

  • Neue GPXray-Funktionen
  • Verbesserungen der Renn­strategie
  • Pacing-Guides

Erhobene Daten

  • E-Mail-Adresse
  • Anmeldequelle
  • Anmeldedatum

Dienstleister

Wir nutzen Brevo (ehemals Sendinblue), einen in der EU ansässigen und DSGVO-konformen E-Mail-Dienstleister.

Datenschutzerklärung: https://www.brevo.com/legal/privacypolicy/

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung.

Abmeldung

Du kannst dich jederzeit über den Abmeldelink in jeder Newsletter-E-Mail abmelden oder uns unter info@gpxray.run kontaktieren.

7. Anfragen für frühzeitigen Zugang zu Rennen

Einige Rennen-Seiten sind temporär eingeschränkt und erfordern einen Zugangscode.

Du kannst deine E-Mail-Adresse hinterlassen, um:

  • Den Zugangscode zu erhalten, sobald er verfügbar ist
  • Begrenzte, rennen­spezifische Folge­informationen zu erhalten

Diese Adressen:

  • Werden separat pro Rennen gespeichert
  • Werden nicht in den allgemeinen Newsletter aufgenommen
  • Werden nicht für unzusammenhängendes Marketing genutzt

Dienstleister

Brevo (EU-Server).

Erhobene Daten

  • E-Mail-Adresse
  • Rennen-Seite (Anmeldequelle)
  • Anmeldedatum

Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — ausdrückliche Einwilligung.

8. Speicherdauer

  • Feedback- und Verlosungs-E-Mails: gelöscht nach Abschluss
  • Early-Access-E-Mails: gelöscht nach dem Rennen + kurzer Nach­kommunikations­zeitraum
  • Newsletter-Daten: gespeichert bis zur Abmeldung

Es werden niemals GPX-Dateien gespeichert.

9. Deine Rechte nach der DSGVO

Du hast das Recht auf:

  • Auskunft über deine Daten (Art. 15)
  • Berichtigung (Art. 16)
  • Löschung (Art. 17)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20)
  • Widerruf der Einwilligung jederzeit (Art. 7 Abs. 3)
  • Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Zur Wahrnehmung deiner Rechte kontaktiere uns unter:
📧 info@gpxray.run

10. Automatisierte Entscheidungs­findung

GPXray nimmt keine automatisierte Entscheidungs­findung oder Profilbildung im Sinne des Art. 22 DSGVO vor.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Erklärung anpassen, um rechtlichen oder technischen Änderungen Rechnung zu tragen. Die jeweils aktuelle Fassung ist abrufbar unter:

https://gpxray.run/privacy

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